आपका email आपकी पहचान है।प्रभावशाली ईमेल के लिए 5 tips

email यानि इलेक्ट्रॉनिक मेल ,आज के युग में पत्राचार या बहुत से सारे संवाद ईमेल के जरिये होता है। चाहे कोई व्यक्ति जॉब में है या प्रोफेशनल है या व्यापारी सब ईमेल का धड़ा धड़ इस्तेमाल करते है। सेंकडो व्यवहार चाहे औपचारिक हो या अनौपचारिक सभी में ईमेल का विशेष महत्व है।

अच्छे तरीके से लिखा गया Email अच्छी तरह से पढ़ा जाता है। पढ़ने वाला इस ईमेल से ही आपके व्यक्तिव को जान पाता है या जानने के कोशिश करता है। बहुत सारे प्रोफेशनल सम्बन्धो की शुरुआत एक ईमेल के द्वारा ही शुरू होता है। इसके लिए जरुरी है आपके द्वारा लिखा गया ईमेल प्रोफेशनल तरीके से लिखा जाये। क्योकि आपके द्वारा भेजा गया पहले मेल पर बहुत कुछ निर्भर करता है।

आपको अपने बॉस को रिपोर्ट सबमिट करनी है तो अच्छे ढंग से बनी रिपोर्ट में अच्छे ढंग से लिखा गया ईमेल चार चाँद लगा देता है। हम आपको कुछ ऐसे टिप्स बता रहे हैं जिनसे आप अपने ई-मेल को प्रभावी बना सकते हैं

5.स्पष्ट सब्जेक्ट लाइन (Clear Subject Line) :

आपकी ईमेल को खोला जाये ,या पढ़ा जाये या न पढ़ा जाये ये बहुत हद तक आपकी ईमेल के सब्जेक्ट पर बहुत निर्भर करता है। आपकी ईमेल का सब्जेक्ट स्पष्ट और ईमेल में लिखी गयी बात को दर्शाने वाला होना चाहिए। और सब्जेक्ट छोटा होना चाहिए , ज्यादा लम्बा और सब्जेक्ट अच्छा नहीं माना जाता।
अगर आपने सब्जेक्ट लाइन में हैलो या गुडमार्निग जैसे शब्दों का इस्तेमाल किया तो आपके ई-मेल को जंक फाइल में भेजा जा सकता है। इसकी जगह अगर आप यह लिखते हैं-रिक्वेस्ट फॉर फॉलो-अप टु टुडेज मीटिंग तो इस पर प्राप्तकर्ता का तत्काल ध्यान जाएगा।

4.ईमेल की भाषा व सम्बोधन (Language of email ) :

ईमेल की भाषा सरल और स्पष्ट होनी चाहिए , पर आजकल चैटिंग के युग में हमे short भाषा में लिखने की आदत हो चुकी है , तो हमें औपचारिक (Formal )ईमेल लिखते समय अपनी भाषा और स्पेलिंग पर ध्यान देना चाहिए। ईमेल का सम्बोधन भी सही तरीके से होना चाहिए। ईमेल अपना topic स्पष्ट करती हुई होनी चाहिए। बहुत भरी भरकम भाषा की बजाय आसान और समझ में आने वाली भाषा का इस्तेमाल ही करना चाहिए।

3.ईमेल में छोटा लिखने की कोशिश करें ( Email must be short) :

ईमेल को To the Point लिखना चाहिए , आजकल लोग ईमेल पढ़ने के लिए ज्यादातर अपने मोबाइल या टेबलेट इस्तेमाल करते है और मोबाइल के छोटे स्क्रीन पर बड़ा ईमेल पढ़ने में तकलीफ हो सकती है , तो आपको चाहिए की ईमेल स्पष्ट छोटा एवं सरल भाषा में लिखा होना चाहिए

2.ईमेल के लहजे का ध्यान रखे ( Keep email accent in mind):

ईमेल लिखने में ईमेल का लिखने तरीका सबसे महत्वपूर्ण है। यहाँ तरीके से हमारा मतलब ईमेल के लहजे से है। अगर आप ईमेल में आग्रह करना चाहते है तो इस बात का ध्यान रखे की विनम्र शब्दों (please ,kindly etc ) का इस्तेमाल करे। कुछ मिलते जुलते शब्द ईमेल का भाव ही बदल सकते है। इस गलती को सुधरने का एक ही तरीका है। आप ईमेल को लिखने के बाद उसे दुबारा से पढ़े और जाँच लें की वो अपना भाव स्पष्ट कर रही है या नहीं

1.महत्वपूर्ण बातों को Highlight करें (Highlight important points) :

जब बातचीत ईमेल के जरिये ही होती हो तो जरुरी है कि सामने वाले जो बात आप कहना चाहते है आपको जरुरी बातों या शब्दों या लाइन को highlight करना चाहिए , आप शब्दों को bold भी कर सकते जिससे पढ़ने वाले का ध्यान उस लाइन या शब्दों पर विशेष ध्यान आकर्षित हो।

उसे आप क्या बताना चाहते हो उस बात का ठीक से अंदाजा हो जाये और उसे यह भी अहसास हो कि उसका जवाब देना आपके लिए कितना मायने रखता है इसलिए आपको चाहिए कि एक तो जिस भी विषय पर आप उसे email कर रहे है उसे आप short और सिलसिले वार तरीके से कुछ इस तरह लिखे कि उसे एक बार email पढने के बाद तथ्यों को दोबारा पढने की जरुरत महसूस नहीं हो।

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